Van bierviltje naar privacy

Datum: 03-12-2021

VZR sprak met Michel Jochems van SKRRS. Michel Jochems is Manager Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen en al 15 jaar actief in de autobranche. Hij heeft ervaring bij zowel import als retail door zijn werk bij diverse autofabrikanten en de BOVAG. Michel is sinds 2017 verantwoordelijk voor het secretariaat van de stichting.

Meer dan 100 normen
Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen is de onafhankelijke branchestandaard van ritregistratiesystemen die zorgt voor sluitende ritregistratie voor fiscale toepassingen. Michel geeft toe dat het een hele mond vol is, maar het komt er op neer dat je voor het keurmerk in aanmerking kan komen als je voldoet aan de normen en eisen van de stichting.

Een ritadministratie moet worden bijgehouden voor de Belastingdienst wanneer een berijder bijvoorbeeld minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt of als de werkgever moet aantonen dat een bedrijfsauto alleen zakelijk wordt gebruikt. Er zijn op dit moment 33 deelnemers, enkele zitten in het proces om het keurmerk te verkrijgen. Het keurmerk geldt overigens voor het systeem en niet voor de leverancier.

Een aantal leveranciers van het eerste uur heeft in 2013 samen met de Belastingdienst en branchepartijen waaronder VZR het normenkader en de rapportage XAR-auditfile ontwikkeld. Zowel de normen als de XAR-file zijn geaccordeerd door de Belastingdienst en hebben zo de basis gevormd van het keurmerk. Inmiddels is 80% van de markt van ritregistratiesystemen in Nederland aangesloten, geeft Michel trots aan.

Behouden met telefoonapps
De Belastingdienst hanteert ‘vrije bewijsleer’. Dat houdt in dat je vrij bent in de manier om je standpunt aan te tonen. Je rittenadministratie bijhouden in Excel of bij wijze van spreken op de achterkant van een bierviltje mag, maar een ritregistratiesysteem voorzien van het keurmerk maakt het een stuk makkelijker, het ontzorgt de zakelijke rijder. De Belastingdienst voert een zogenaamd verlicht regime voor gebruikers van systemen die voorzien zijn van het keurmerk. Zij controleert in basis alleen maar de classificatie, privé of zakelijk, van de rit omdat de sluitendheid van de ritadministratie al verzekerd is.

Met je mobiele telefoon kan steeds meer en er zijn ook vele apps die goed bruikbaar zijn om je ritten op basis van GPS-data te registreren. Maar als stichting zijn we behoudend met het gebruik hiervan, zo vertelt Michel. De reden daarvoor is eenvoudig, deze telefoonapps zitten niet vast aan het voertuig, dus stap je in de auto zonder telefoon dan kan er geen registratie plaatsvinden en is er dus geen sluitende ritregistratie. Het keurmerk kan dan ook alleen worden gegeven aan een systeem op basis van een onboard unit, in feite een kastje dat is weggewerkt achter het dashboard.

Data van de auto
Auto’s registreren tegenwoordig steeds meer. De data van de auto en de ritregistratie die achteraf is ingebouwd komt steeds dichter naar elkaar toe en overlapt soms al. Zakelijke rijders kiezen toch voor een keurmerksysteem om echt verzekerd te zijn van die sluitende ritregistratie en omdat het gewoon een goed product is. Michel legt uit dat de stichting streeft naar het aansluiten van zowel de af-fabriek als de inbouwsystemen, zodat alle systemen aan de normen van het keurmerk voldoen. Zo is inmiddels de eerste autofabrikant die inbouwsystemen met een keurmerk in haar auto’s plaatst aangesloten. Ook is er al een leasemaatschappij die over het keurmerk beschikt voor haar systeem.

Privacy
Privacy gaat over de bescherming van persoonsgegevens en ritregistratie is daar ook onderdeel van. Michel geeft aan dat privacy de volle focus krijgt bij het keurmerk. Wie heeft er recht op inzicht in de gegevens en wie niet? Een werkgever heeft geen inzicht in privéritgegevens, tenzij de werknemer daar expliciet toestemming voor verleent.

Vanuit de stichting is er ook een gedragscode privacy. Deze gedragscode kijkt naar voertuigtelematicasystemen in het geheel, waarvan de ritregistratie meestal een onderdeel is. Deze gedragscode bewaakt hoe de leverancier én werkgever omgaan met privacy. Mocht het dan toch gebeuren dat een berijder vindt dat zijn privacy geschaad is, dan is er nog de klachtencommissie waar berijders terecht kunnen. Het VZR-privacyreglement sluit aan op deze gedragscode waarbij werkgever en werknemer afspreken hoe ze omgaan met privacy. De gedragscode is overigens aangeboden aan de Autoriteit Persoonsgegevens voor goedkeuring.

Privacy gaat vooral om wie toegang heeft tot de systemen en daarom is cyber security een belangrijk onderdeel van het keurmerk. Wekelijks horen we in het nieuws nieuwe berichten over data hacken. Keurmerkhouders treffen ook in dit kader maatregelen, zoals het uitvoeren van penetratietesten, om alle data over en van de auto’s veilig te houden.

Pilot Variabele Bijtelling
Het keurmerk was betrokken bij de uitvoering van de pilot over variabele bijtelling. Michel vertelt dat uit de pilotresultaten blijkt dat, juist door de uniforme rapportage van de XAR-auditfiles, het mogelijk was om op grote schaal de data uit de RRS-systemen te verwerken. Zo kan precies bepaald worden welke privékilometers afgerekend moeten worden met de berijder. Michel kijkt er naar uit om betalen naar gebruik in de volgende pilot nogmaals uit te voeren, maar dan met een echte afrekening van privékilometers voor een grotere groep én in samenwerking met de Belastingdienst.

Privacy en Quality
Wanneer het gaat over de toekomstplannen wordt Michel nog enthousiaster. Er is in 2021 een nieuw self assessment ingevoerd waarbij aan alle, ruim 100 normen moet worden voldaan. Nieuwe initiatieven als het keurmerk Privacy en het keurmerk Quality zijn in ontwikkeling. Deze kijken verder dan het keurmerk Registratie. Juist deze nieuwe keurmerken brengen toegevoegde waarde voor bijvoorbeeld parkeerapps, (rijstijl)verzekeringen en onderhoudsdongels. De kennis en ervaring die we hebben opgedaan op het gebied van voertuigtelematica, kunnen we goed inzetten om deze nieuwe toepassingen te toetsen. Auto’s genereren tegenwoordig veel data waarbij privacy gewaarborgd moet blijven. Dan is het belangrijk dat je als leverancier kan aantonen dat je dit op een goede manier geregeld hebt.



Michel rijdt sinds kort een Hyundai KONA EV. De techniek van EV vindt hij erg interessant en wilde dit graag zelf gaan beleven. Zijn droomauto is al van jongs af aan een Maserati.

Geplaatst op: 17-11-2022 10:22