Privacy ritregistratiesystemen
Er kunnen diverse redenen zijn om een (rit)registratiesysteem te monteren in een auto. Het kan de keuze van de berijder zijn, omdat bijvoorbeeld de zakenauto niet privé gebruikt wordt (niet bijgeteld) en de Belastingdienst om deze administratie kan vragen. Voor de werkgever kan een track-and-tracesysteem handig zijn om ritten efficiënt in te delen. Een leasemaatschappij kan op haar beurt weer onderhoudsinformatie uit een dergelijk systeem halen om berijders te informeren.
Een dergelijk systeem is zelf niet het probleem. De vraag is echter, wat er met de gegevens (mag) gebeuren en wie deze in mag zien. Dit moet vooraf goed geregeld en afgesproken worden. Is dit niet gebeurd, dan is de kans heel groot dat er in strijd gehandeld wordt met de Algemene Verorderning Gegevensbescherming (AVG). Voor het invoeren van de zogenaamde ritregistratie- of track-and-tracesystemen is instemming vereist van de ondernemingsraad (OR). Als binnen een bedrijf geen ondernemingsraad is, moeten met de individuele werknemer afspraken gemaakt worden.
De volgende vragen moeten voor de berijder beantwoord zijn en vastgelegd worden:
- Is er een noodzaak toe?
- Wat gaat de werkgever met de gegevens doen? (efficiency: ja / personeelscontrole: nee)
- Is de privacy van de werknemers gewaarborgd?
- Is de privacy van werknemers tijdens privékilometers volledig afgeschermd?
- Kan de werknemer de gegevens inzien?
- Kan de werknemer de gegevens gebruiken voor zijn/haar kilometeradministratie?
- Wie kunnen er bij de gegevens en hoe wordt dit beschermd en gewaarborgd?
Blauwdruk privacyregeling
VZR heeft samen met Alexander Singewald een doorvertaling gemaakt naar een privacyregeling ritregistratiesystemen gebaseerd op de gedragscode van de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen. Deze privacyregeling is een kant-en-klare blauwdruk die direct gebruikt kan worden als aanvulling op het arbeidscontract van een werknemer. Uiteraard is hier al rekening gehouden met de nieuwe AVG privacywetgeving. Met het gebruik van deze privacyregeling is de privacy goed geregeld en wordt er voldaan aan de Algemene Verorderning Persoongegevens (AVG).
De privacyregeling is overigens geschikt voor alle ritregistratie- en track-and-tracesystemen, ongeacht of het systeem een keurmerk heeft. De privacyregeling is als pdf in te zien. WIl je graag een invulbaar Word document? Neem dan contact met ons op via info@vzr.nl of 0347 – 345 246.
Klik hier om de Privacyregeling Ritregistratiesystemen te downloaden.
Klachtencommissie privacy ritregistratiesystemen
Uniek aan deze privacyregeling is de beroepscommissie die men kan aanspreken indien men van mening is dat de privacyregeling niet nageleefd wordt. VZR adviseert werkgevers en werknemers om gebruik te maken van deze privacyregeling.
Klik hier voor meer informatie over de klachtencommissie Privacy en hoe u zich kunt aanmelden of om de Usercase in te zien.
