Het keurmerk Ritregistratiesystemen: Een decennium van groei en innovatie

Datum: 18-12-2023

Het keurmerk Ritregistratiesystemen dat in 2013 werd opgericht viert zijn tiende jubileum. Met een focus op voertuigtelematica heeft het keurmerk niet alleen gezorgd voor een sluitende ritregistratie, maar heeft het zich ook ontwikkeld tot een belangrijk instrument in de snel evoluerende wereld van voertuigtechnologie. In een interview met Bert Heijenk, penningmeester van de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen (SKRRS), verkennen we de afgelopen tien jaar, zijn betrokkenheid en de huidige trends binnen het keurmerk.

Kun je ons meer vertellen over jouw rol als bestuurslid binnen het keurmerk?
Toen ik ruim drie jaar geleden ontslag nam bij belastingdienst werd ik benaderd door de SKRRS. Er was een vacature voor een bestuurslid. Dat paste mij wel. Zo kon ik toch op de hoogte blijven van de ontwikkelingen die ik bij de belastingdienst in gang had gezet en met mijn achtergrond als registeraccountant nam ik veel kennis mee. Binnen het bestuur ben ik na een bestuurswisseling nu penningmeester en zorg ik voor financiële stabiliteit van het Keurmerk.

Jij bent al 10 jaar betrokken bij het keurmerk, maar vanuit verschillende rollen. Vertel daar eens over.
Tien jaar geleden werkte ik nog bij de belastingdienst en was daar programmamanager van Horizontaal Toezicht voor softwareleveranciers. Bij Horizontaal Toezicht maakt de belastingdienst vooraf afspraken met partijen over de kwaliteit van de aangifte. Deze partijen waren grote bedrijven, accountantskantoren en software leveranciers. Als de kwaliteit van de software en dus de administratieve keten goed is, leidt dit tot betere aangiftes. We zijn toen begonnen met een programma voor kassasystemen en boekhoudpakketten. Later kwamen er ook gesprekken met leveranciers van ritregistratiesystemen. Hier zijn gezamenlijk passende normen bij gedefinieerd waar het Keurmerk aangekoppeld is. Het beheer van het Keurmerk is toen ondergebracht in een onafhankelijke Stichting.

Wat waren de belangrijkste drijfveren vanuit de markt en vanuit de Belastingdienst die hebben geleid tot de oprichting van het keurmerk in 2013?
Er was behoefte aan duidelijkheid over fiscale systeemvereisten en de wens van de belastingdienst om de kwaliteit aan de voorkant van de administratieve keten te waarborgen. Het keurmerk ontstond als een antwoord op de noodzaak van een sluitende ritregistratie, waardoor gebruikers en de belastingdienst gemoedsrust kregen. Zo werden discussies over een wel of niet kloppende ritadministratie voorkomen. Als de belastingdienst aannemelijk kan maken dat de administratie niet klopt, is omkering van de bewijslast van toepassing en moet de gebruiker bewijzen dat de ritten wel kloppen. Een keurmerk kan bijvoorbeeld erg nuttig zijn voor werknemers die geen bijtelling betalen, want met het keurmerksysteem is er geen discussie over wel of geen sluitende ritadministratie.  Maar ook de kleine ondernemers en de ZZP-er die met de privéauto zakelijke kilometers rijden hebben hier baat bij.

Hoe heb je vanuit je bestuursrol en met je achtergrond bij de Belastingdienst een bijdrage kunnen leveren aan het vormgeven van het keurmerk in de afgelopen jaren?
Ik heb een historie vanaf het begin en met die kennis is het prettig om onderdeel van het bestuur te zijn. Daarnaast zat ik de laatste jaren bij de belastingdienst in de hoek van innovatie en daar moet je toch voelsprieten hebben voor nieuwe ontwikkelingen.
Vorig jaar heb ik bijvoorbeeld meegewerkt aan het nieuwe self-assessment. Als een leverancier een keurmerk wil aanvragen moet hij eerst een self-assessment uitvoeren. Hoe meer er zelf gedaan kan worden, hoe lager de auditkosten zijn. In het begin was één van de eisen van de belastingdienst dat het keurmerk toegankelijk voor iedereen moest zijn, dus ook voor kleinere partijen. Door het self-assessment werden de kosten gereduceerd en was het aantrekkelijker voor kleinere partijen om te participeren.

Hoe heeft het keurmerk zich ontwikkeld tot meer dan alleen een sluitende ritregistratie, en wat zijn enkele van de voordelen die bedrijven ervaren door het keurmerk te verkrijgen?
Inmiddels zijn er 30 ritregistratiesystemen voorzien van het keurmerk RRS beschikbaar op de markt. Ritregistratiesystemen zitten niet alleen in personenauto’s maar ook in bijvoorbeeld vrachtwagens, bussen en trams.
In eerste instantie ging het om een sluitende ritadministratie voor de fiscus, maar het heeft zich veel verder ontwikkeld. De privacy en normen rondom deze privacy zijn namelijk ook gewaarborgd. Met name voor de gebruikers is privacy erg belangrijk, dus het is van belang dat alle privéritten afgeschermd worden voor de werkgever. Vanuit de SKKRS vinden wij dat elk systeem met een keurmerk hieraan moet voldoen. Een zakelijke rijder moet de zekerheid hebben dat het systeem wat in de auto zit voldoet aan de AVG.
Daarnaast is continuïteit een belangrijke factor. Alle data moet beschikbaar blijven, ook bij bijvoorbeeld een bedrijfsfaillissement. Je wilt als gebruiker altijd bij deze gegevens kunnen. 
Bedrijven en zakelijke rijders profiteren van een auditfile (standaard dataset), fraudebestendigheid, naleving van privacyregels, continuïteit en gebruiksgemak. Het keurmerk biedt zekerheid en praktische voordelen voor zowel bedrijven als individuele gebruikers.

De wereld met betrekking tot voertuigtelematica ontwikkelt zich in een sneltreinvaart. Hoe heeft het keurmerk bijgedragen aan het creëren van duidelijkheid en het stellen van normen in de markt voor voertuigtelematica?
Het is van belang waar mogelijk aan te sluiten bij bestaande of nieuwe wetgeving. Deze ontwikkelingen kunnen consequenties voor het keurmerk meebrengen. Het is een dunne scheidslijn want het moet wel in lijn met, maar geen toezicht zijn op, alle wettelijke regelingen.
Met alle markpartijen is afgesproken dat privacy en continuïteit twee onderdelen zijn die opgenomen worden in het keurmerk. Dit bepaalt de stichting niet alleen, ook de normcommissie, belastingdienst, software leveranciers en externe auditpartijen denken hierin mee. Vervolgens komt er vanuit de normcommissie een voorstel voor het bestuur.

Er zijn altijd nieuwe ontwikkelingen, denk aan de eerder genoemde cybersecurity, maar ook aan het registreren van voertuigemissies. Op deze manier blijft het keurmerk anticiperen op nieuwe uitdagingen en innovaties in de snel evoluerende wereld van voertuigtechnologie.

Geplaatst op: 18-12-2023 12:25