Ritregistratiesystemen leveren meer dan alleen data

Datum: 30-03-2020

Ritregistratiesystemen leveren meer dan alleen data

Zakelijke rijders kiezen voor een ritregistratiesysteem boven een schriftje om hun ritten bij te houden. Om geen bijtelling te betalen, dien je volgens de regels van de Belastingdienst een sluitende administratie te overleggen van al je ritten, maar ritregistratiesystemen kunnen zoveel meer dan dat.

Zo komt een goed overzicht over je wagenpark ook je klanttevredenheid ten goede, omdat je weet waar je voertuig zich bevindt en wanneer en hoe lang je bij de klant bent geweest. Het volgen van de auto van je partner en waar die uithangt, dat kan dan weer niet. Veel leveranciers kiezen ervoor om alleen de zakelijke markt te bedienen.

VZR sprak Sara Verbeek, CEO RouteVision, over ritregistratie en welke keuzes bedrijven maken. Het interview maakt deel uit van het thema Telematica van maart 2020.

De redenen van klanten om een ritregistratie- of kilometerregistratiesysteem aan te schaffen verschillen flink. De fiscale bijtelling niet willen betalen en een betere controle over het wagenpark zijn de meest voorkomende redenen. Met een goed systeem heb je overzicht waar je voertuigen zich bevinden en het helpt de planningsafdelingen van ondernemingen om betere planningen te maken en op de dag zelf te monitoren wat er precies gebeurt. Komen we onze afspraken na en zijn we inderdaad daar we moeten zijn?

Data
Telematica uit de ritregistratiesystemen bestaat uit heel veel verschillende data. Vooraf lijkt het interessant om alle data te verzamelen, maar in de praktijk blijkt dat de basis al een schat aan informatie bevat. Om deze reden heeft RouteVision voor klanten een aantal standaardrapporten in het systeem gemaakt, maar uiteraard kunnen klanten ook altijd hun eigen rapporten maken.
 
Per rit wordt, naast het kenteken en de bestuurder, geregistreerd of de rit privé of zakelijke is. Van de rit zelf wordt de tijd en locatie van vertrek en aankomst opgeslagen, net als de duur van de rit en de totale afstand. Maar ook de maximumsnelheid en de tijd en locatie waar deze gereden is. Berijders kunnen in het systeem ook hun opmerkingen bij een rit zetten en of er privé- of omrijkilometers waren.
 
Met deze data kunnen ook bekeuringen gecontroleerd worden, besparing op brandstof geanalyseerd en andere administratieve zaken geregeld worden. Interessant is ook dat niet alleen auto’s voorzien kunnen worden van een ritregistratiesysteem, maar alle voertuigen, zoals aanhangwagens, motoren, boten en zelfs tractoren.

Berijders
Alle berijders hebben zelf inzicht in de data. Nadat een systeem is ingebouwd, meestal volledig uit het zicht achter het dashboard, hoeft een berijder alleen maar aan te geven of een rit privé of zakelijk is geweest. Afhankelijk van hoe een RouteVision-klant dit wil doen, kan het fysiek met een knop in de auto, maar steeds vaker gebruiken klanten de app die gekoppeld is aan het ritregistratiesysteem. Voor het doorgeven van de data aan de Belastingdienst, ten behoeve van de 500 kilometerregistratie, is koppeling van de auto aan de persoon noodzakelijk. Klanten kunnen zelf de auto koppelen aan een berijder.
Het kan ook voorkomen dat een voertuig door verschillende berijders wordt bestuurd en dan kan de berijder zich in de auto aanmelden via een tag/sleutel-systeem of middels een aanmelding via de app. Het systeem voldoet volledig aan de privacy-eisen. Medewerkers kunnen de ritten die ze privé maken in het systeem op privé zetten, waardoor de locatie niet gedeeld wordt met de werkgever. Privétijd is dan ook echt privé.
Voor kleine bedrijven en ZZP-ers ligt dat anders, daar ligt privé en zakelijk vaak dichter bij elkaar.

Voordeel
Naast de genoemde gebruiksdoelen, zijn er meer voordelen voor het gebruiken van gecertificeerde ritregistratiesystemen. Bewijsvoering bijvoorbeeld, niet alleen om een discussie met een klant te voorkomen, maar ook om aan de Belastingdienst te kunnen aantonen dat er bijvoorbeeld een omleiding was, iets wat je een paar weken later waarschijnlijk zelf niet meer kunt herinneren tenzij je dit terug kunt vinden bij je rit. Bij de ritten kun je ook aantekeningen in het systeem zetten.

Er zijn ook ondernemingen die de rapporten gebruiken om aan hun klanten de klus te factureren, immers je weet hoe lang jouw medewerkers op die locatie voor die klus zijn geweest en ook hoeveel kilometers ze voor een klus hebben moeten maken.
Naast de rittenrapporten, zijn ook gewerkte uren-rapporten beschikbaar. Grote bedrijven vinden vaak het meetingrapport ook waardevol om te zien of al hun voertuigen op bepaalde momenten bij elkaar staan. Bij alle rapporten worden de AVG-regels uiteraard in acht genomen. Tegenwoordig zijn er diverse systemen in de markt, maar het systeem van RouteVision heeft een keurmerk, wat inhoudt dat het systeem voldoet aan de eisen van de Belasting. Dit keurmerk wordt door een onafhankelijke Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen gegeven die regelmatig een audit uitvoert om te monitoren of het systeem voldoet aan alle wettelijke eisen en betrouwbaar genoeg is voor de Belastingdienst. Je wilt als klant geen ritregistratiesysteem, waarbij je later merkt dat de ritten niet geaccepteerd worden door de Belastingdienst. Er is bovendien een BTW-voordeel te behalen door een ritregistratiesysteem. De medewerkers van RouteVision berekenen dit vooraf met de klanten.

Nederland
Doelstelling van RouteVision is het bieden van comfort door middel van de geleverde producten. RouteVision is een 100% Nederlands bedrijf dat bewuste keuzes maakt om alle hardware, software en opslag van data in Nederland te houden en biedt strengere bewaking met de in Nederland geldende (privacy) regels. Doordat ze weten waar Nederlandse ondernemers tegenaan kunnen lopen geeft dat ook de mogelijkheid om klanten te helpen met de communicatie naar berijders en werknemers, zoals bij de invoering van de AVG is gebeurd.
Mocht je interesse hebben en wat meer willen weten of dit product dan kunnen de medewerkers van RouteVision hierbij helpen. Kijk op RouteVision.

Sara Verbeek is CEO bij Routevision, VZR sprak met haar. Sara startte haar carrière bij de overheid, waar ze verschillende managementrollen in de publieke sector heeft vervuld. In november 2017 maakte ze de overstap naar de private sector en wel RouteVision. RouteVision levert geavanceerde ritregistratie= en kilometerregistratiesystemen die voldoen aan het keurmerk zoals dit in Nederlands wordt gehanteerd.

Geplaatst op: 30-03-2020 16:29