De rittenadministratie is door de hond opgegeten: Hoe voorkom je dit?
Datum: 21-11-2024
Welke belastingen zijn relevant voor de berijder? En hoe kan een ritregistratiesysteem je helpen een goede administratie bij te houden in minder tijd? Wij spraken Heleen Elbert: Fiscaal jurist, specialist autobelastingen, auteur van de boeken ‘Auto van de zaak’ en ‘De 100 meest gestelde vragen over uw auto en de fiscus’, en bestuurslid bij Vereniging Zakelijke Rijders. Na haar studie Belastingrecht heeft ze jarenlange ervaring opgedaan bij de Belastingdienst en grote accountantskantoren. Sinds een jaar of 15 is ze eigen baas (zie www.autoenfiscus.nl) en is ze dankzij haar zeldzame expertise een onmisbare bron van kennis in de markt. En belastingen saai? “Als je rechten gaat studeren denk je: Strafrecht, moordzaken, interessant. Maar dat is qua rechten ontzettend saai. Belastingrecht klinkt saai maar dat is juist heel leuk door allerlei verhalen die op de achtergrond spelen.”
Autobelastingen voor berijders
Voor zakelijke rijders speelt er heel veel op het gebied van autobelastingen, vertelt Heleen: “Hoe zit het met de bijtelling? Hoe zit het nu met de stimulans van elektrische auto’s? Hoe zit het met subsidies, heb je er nog recht op?” Ze benadrukt dat er veel onduidelijkheid is over de toekomstige tarieven en regels, wat het voor zakelijke rijders moeilijk maakt om beslissingen te nemen: “Als je weet wat de regels gaan worden, kun je voor jezelf een beslissing nemen als je een nieuwe auto van de zaak mag kiezen. We weten wat er in 2025 gaat gebeuren, maar hoe is het in 2026? Per 1 januari 2025 worden de zero-emissie zones bij 14 gemeenten ingevoerd. Het kabinet zegt nu: kunnen we dat niet uitstellen? Dat is onduidelijk. Als je maar gewoon weet waar je aan toe bent, scheelt dat een hoop”.
Het belang van ritregistratiesystemen
Welke rol speelt ritregistratie in belastingwetgeving? Heleen legt nog even uit hoe het zit. “De bijtelling is een belasting. De meeste zakelijke rijders hebben een auto met bijtelling voor privégebruik. Maar als je de auto niet privé gebruikt, moet je kunnen bewijzen dat je niet boven die 500 kilometer komt, ook als je een verklaring geen privégebruik auto hebt. Je kunt best alles zelf gaan opschrijven. Maar als je een ritregistratiesysteem hebt, zeker eentje met het Keurmerk, dan is dat een stuk makkelijker. En de geloofwaardigheid van iets wat ik zelf in een bestandje heb gezet of wat ik uit een ritregistratiesysteem heb gehaald, daar zit een heel verschil in. Dat is het grote voordeel voor als de Belastingdienst langs komt.”
Een ritregistratiesysteem is daarnaast heel nuttig voor het compleet maken van je administratie. “Als jij moest omrijden of in de file stond en daardoor meer kilometers moest maken dan normaal, kan de Belastingdienst daar vragen over stellen. Als je dan door middel van een ritregistratiesysteem kunt aantonen dat je onderweg niet bent gestopt (bij bijvoorbeeld de supermarkt), is dat heel handig.”
Maar een ritregistratiesysteem is voor nog meer situaties relevant. Zo heb je ook nog de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik, speciaal voor bestelauto’s. “Dat is handig, want dan hoef je helemaal niets bij te houden vanaf de ingangsdatum. Je hebt dan ook geen eigen ritregistratie nodig, het systeem houdt dan alles bij.”
Waarde van een keurmerk
Sinds 11 jaar is er een keurmerk voor ritregistratiesystemen. Hoe waardevol is het om een systeem met een keurmerk te gebruiken? “Erg waardevol”, zegt Heleen, “Omdat de Belastingdienst er dan vanuit gaat dat de administratie klopt. Het scheelt werk voor de belastinginspecteur. Die ziet natuurlijk de hele dag alles wat er mis gaat, dus het is heel fijn als je dan iets hebt met een keurmerk. Daar hoeft de inspecteur dan niets geks van te denken. Die zal dan alleen vragen stellen over of een rit zakelijk of privé was.”
Menselijke fouten in ritregistratie
Een menselijke fout is snel gemaakt. Waar ziet Heleen het vaak fout gaan als berijders een eigen ritregistratie bijhouden?
- Zakelijk/privé: “Je denkt vaak, ik vul later wel in of het zakelijk of privé was. Maar dan is het weekend en ben je het toch weer vergeten.”
- Locaties: “Ik kende iemand die elke dag braaf registreerde dat hij van Leeuwarden naar Groningen reed. In de registratie reed hij nooit terug van Groningen naar Leeuwarden, maar dat deed hij in de praktijk natuurlijk wel.”
- Aansluitingsfouten: “Stel je voor dat je je registratie op een dag eindigt bij 389 kilometer, en de volgende dag verder gaat bij 689 kilometer. Een inspecteur denkt dan misschien dat je de boel belazert, maar het was hoogstwaarschijnlijk gewoon een typefout. Met een ritregistratiesysteem heb je dat soort dingen niet.”
Zorg voor back-up
Als tip geeft Heleen mee om je ritregistratie echt goed te bewaren en een back-up te maken, of je het nou zelf doet of met een systeem. De fiscale bewaartermijn is 7 jaar, dus zorg ervoor dat je je rittenadministratie goed bewaart.
Heleen waarschuwt: “Als na een paar jaar ineens de belastinginspecteur op de stoep staat en je hebt je rittenadministratie niet goed op orde, dan is dat wel jouw probleem. Veel mensen zeggen ‘we hebben een storing gehad’ maar dat is in principe geen excuus. Ik heb in rechtszaken heel veel mensen gezien bij wie de auto is gestolen met de ritregistratie er nog in, bij wie alleen de ritregistratie is gestolen, waarbij de ritregistratie in de brand is gevlogen, waarbij de hond het op heeft gegeten, waarbij een overstroming het onleesbaar heeft gemaakt. Er zijn mensen bij wie dat wel klopt, maar dan moet je dat echt goed kunnen aantonen.”
Ritregistratiesystemen met het keurmerk voldoen aan de eisen van de Belastingdienst en aan de strengste regels met betrekking tot privacy en fraudebestendigheid. Dat scheelt zoals Heleen vertelt een hoop gedoe voor berijders, de Belastingdienst en werkgevers. Meer weten over het keurmerk? Kijk dan op www.skrrs.nl
Geplaatst op: 21-11-2024 14:49
