Dit verwerkt je als woon-werkverkeer en bij de verklaring schrijf je: “woonadres partner”.
Kilometeradministratie
Eisen kilometeradministratie
Een sluitende en controleerbare rittenregistratie moet ten minste aan een aantal eisen voldoen:
- merk van de auto;
- type van de auto;
- kenteken van de auto;
- periode waarin je de auto tot je beschikking had;
- ritgegevens. Daarbij is een rit, de enkele reisafstand tussen twee adressen.
Per rit moeten de volgende zaken geregistreerd zijn:
- de begin- en eindstand van je kilometerteller;
- je vertrek- en aankomstadres: als je vanaf je werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, schrijf je de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis
- de gereden route, vooral als dit niet de gebruikelijke route is. Denk hierbij aan o.a. file.;
- of het een privérit of zakelijke rit was;
- privé-omrijkilometers als je tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers en privékilometers rijdt.
Controleerbare ritregistratie
Een ritregistratie moet vervolgens controleerbaar zijn. De Belastingdienst accepteert de “controle-middelen”:
- kantooragenda’s
- orderbrieven
- garagenota’s
- elektronische (internet) routeplanners
Maar denk bijvoorbeeld ook aan:
- uitnodigingen voor zakelijke events
- privéagenda om ritten te verklaren
De registratiesystemen die het Keurmerk Ritregistratiesystemen hebben worden door de Belastingdienst aanbevolen. Als je een dergelijk systeem gebruikt val je onder een verlicht controleregime.
Zowel de rittenregistratie als de controlemiddelen dien je tot en met 5 jaar na afloop van het kalenderjaar te bewaren. De Belastingdienst kan er bij een controle om vragen.
Veelgestelde vragen kilometeradministratie
Ik heb een vriend/vriendin en slaap de helft van de week bij hem/haar. De woon-werkafstand vanaf zijn/haar huis is korter dan vanaf mijn huis. Hoe verwerk ik dit in mijn kilometeradministratie?
Onderweg naar huis na een werkdag rijd ik langs de crèche om mijn kinderen op te halen, hoe verwerk ik dit in mijn kilometeradministratie?
De extra kilometers telt u als privé omrijkilometers. Stel: je woon-werkverkeer is 10 kilometer, maar via de crèche is het 12 kilometer. Dan reken je 10 kilometer zakelijk en 2 kilometer privé.
Als ik mijn ritadministratie moet inleveren bij de Belastingdienst, op welk termijn moet dit dan gebeuren?
Verstrekken van de gevraagde gegevens moet geschieden binnen redelijke termijn. Daarvoor is geen exact aantal dagen genoemd.
Door mijn werk met de bestelauto mag ik gebruik maken van een vereenvoudigde rittenadministratie. Mag ik dan nog wel maximaal 500 kilometer privé rijden?
Het is nog steeds mogelijk om met een vereenvoudigde ritregistratie 500 kilometer privé te blijven rijden. Alleen houdt de afspraak voor een vereenvoudigde ritregistratie wel in dat er tijdens werk- en lunchtijd niet privé gereden mag worden. Buiten werktijd gelden de normale regels en kan door middel van een ritregistratie aangetoond worden dat minder dan 500 kilometer privé is gereden. Maar tijdens werk- en lunchtijd is dat verboden. De vereenvoudigde rittenregistratie geldt dus alleen tijdens werktijd, daarbuiten niet.
Er stond een lange file onderweg naar huis, dus ben ik omgereden met extra woon-werkkilometers als resultaat. Hoe verklaar ik dit in de ritregistratie?
Je onderbouwt dit bij de verklaring in uw ritadministratie.
Ik tank altijd een paar honderd meter van mijn woning. Zijn dit zakelijke kilometers?
Ja, dit zijn zakelijke kilometers zolang het niet in combinatie is met een privérit of -afspraak.
In de ochtend haal ik een collega op om naar werk te gaan, zijn deze omrijkilometers zakelijk?
Dit zijn woon-werkkilometers. Geef in dat geval bij de verklaring aan dat u een collega heeft opgehaald.
Mijn auto was in de garage voor onderhoud en ik had een huurauto. Moet ik de ritten met deze huurauto registreren?
Ook bij een huurauto moet je de kilometers registreren. Je mag niet meer dan 500 kilometer privé rijden in een zakelijke auto. Dit geldt ook als je gedurende het jaar een andere auto rijdt/gaat rijden.
Mijn werkgever heeft voor het personeel een weekend weg georganiseerd. Zijn dit zakelijke kilometers?
Ja, dit zijn zakelijke kilometers. Het is wel belangrijk om de uitnodiging e.d. te bewaren.
Zijn kilometers voor noodzakelijk onderhoud zakelijk?
Ja, deze kilometers zijn zakelijk.
Zijn lunchkilometers zakelijk?
De zogenaamde “lunchkilometers” zijn zowel in hoger beroep als bij de Hoge Raad als zakelijk aangemerkt. Er kan nu definitief gesteld worden dat woon-werkkilometers, ongeacht het aantal keren per dag, als zakelijk aangemerkt worden.
