Informatie over privacy voor werkgevers

Werkgevers en privacy (05-07-2016)

 

Privacy bij ritregistratie en Track & Trace

Wat moet u als werkgever regelen?

Maakt u gebruik van een ritregistratie- of Track & Trace-systeem in uw wagenpark? Dan heeft u te maken met privacywetgeving.

Bij het verwerken van locatiegegevens van werknemers gelden strikte regels. U bent als werkgever verantwoordelijk voor een zorgvuldige omgang met deze gegevens.

De regels vallen onder de privacywetgeving (voorheen de Wet bescherming persoonsgegevens, inmiddels vervangen door de AVG).

Waarom privacy hier extra belangrijk is

Met een ritregistratiesysteem verwerkt u gevoelige informatie, zoals:

• locatiegegevens

• rijgedrag

• werktijden

Dit kan direct invloed hebben op de persoonlijke levenssfeer van uw medewerkers. Daarom moet u kunnen aantonen dat:

• het gebruik noodzakelijk is

• het doel duidelijk is

• de verwerking proportioneel is

Praktische aanpak: zo regelt u het goed

Om dit goed te organiseren, heeft de Vereniging Zakelijke Rijders samen met een privacyspecialist een werkgeversinstructie ontwikkeld.

Met deze instructie:

• weet u welke stappen u moet nemen

• voorkomt u fouten in de uitvoering

• voldoet u aan de geldende privacyregels

Stem uw privacyregeling af met de OR

Een privacyregeling staat niet op zichzelf. Het is belangrijk dat u deze afstemt met:

• de ondernemingsraad (OR), of

• uw werknemers

Hiermee zorgt u voor draagvlak en voorkomt u discussies achteraf.

Meld uw regeling aan bij VZR

Na het opstellen van uw privacyregeling kunt u deze aanmelden bij de Vereniging Zakelijke Rijders.

Dit heeft voordelen:

• uw medewerkers kunnen bij vragen of klachten terecht bij een onafhankelijke partij

• u ontvangt de regeling in Word-formaat

• u kunt deze eenvoudig aanpassen aan uw eigen organisatie

Hulp nodig?

Heeft u vragen over privacy, ritregistratie of de inrichting van uw regeling?

Neem dan contact op met VZR voor ondersteuning door een specialist.