Rittenregistratie en de Belastingdienst: Voorkom verrassingen

(publicatiedatum 26-02-2019)

Rittenregistratie en de Belastingdienst: Voorkom verrassingen 

Rijd je zakelijk, maar heb je een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ of houd je de auto om een andere reden buiten de bijtelling? Dan moet je kunnen bewijzen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Een sluitende rittenregistratie is hiervoor je belangrijkste bewijsmiddel. 

Jij bent verantwoordelijk 

De Belastingdienst stelt strenge eisen aan een rittenregistratie, maar de vorm is vrij. Je kunt kiezen voor een handmatig overzicht (zoals Excel) of een geautomatiseerd systeem. 

Let op: Ook als een leverancier claimt dat hun systeem “voldoet aan de eisen”, blijf jij als rijder altijd zelf verantwoordelijk voor een kloppende administratie. De fiscus kijkt verder dan alleen de kilometers; jouw rittenregistratie moet overeenstemmen met aanvullende bewijzen zoals: 

• Je zakelijke agenda en uitnodigingen; 

• Tankgegevens en parkeerbonnen; 

• Garagenota’s en eventuele verkeersboetes. 

Houd er rekening mee dat je deze administratie en alle onderliggende bewijsstukken wettelijk 7 jaar moet bewaren. 

Keurmerk Ritregistratiesystemen 

Om de kans op fouten te verkleinen, kun je kiezen voor een systeem met het Keurmerk Ritregistratiesystemen. De Belastingdienst gaat er bij deze systemen in de basis vanuit dat de registratie sluitend is. Dit geeft je meer zekerheid, al behoudt de fiscus altijd het recht om te controleren of een specifieke rit daadwerkelijk zakelijk of privé was. 

Wat moet je registreren? 

Voor een sluitende registratie moet je per rit de volgende gegevens vastleggen: 

1. Datum 
2. Begin- en eindstand van de kilometerteller 
3. Adres van vertrek en aankomst 
4. De gereden route (indien afwijkend van de gangbare route) 
5. Karakter van de rit (zakelijk of privé) 
6. De privé-omrijkilometers bij een zakelijke rit 

Bestelauto’s 

Rijd je in een bestelauto? Hiervoor gelden vaak aanvullende of afwijkende regels, zoals de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik’. [Klik hier voor meer informatie over rittenregistratie bij bestelauto’s]. 

Het risico 

Voldoet je registratie niet aan de eisen? Dan volgt er een naheffing die, inclusief boetes, al snel in de duizenden euro’s loopt. Zorg dus dat je administratie vanaf de eerste dag op orde is. 

Kijk voor het volledige normenkader en alle details op de website van de Belastingdienst.