Kilometeradministratie
Een sluitende en controleerbare rittenregistratie is voldoende bewijs voor de Belastingdienst. Een rittenregistratie moet aan een aantal eisen voldoen:
- merk van uw auto;
- type van uw auto;
- kenteken van uw auto;
- periode waarin u de auto tot uw beschikking had;
- ritgegevens. Daarbij is een rit, de enkele reisafstand tussen twee adressen.
- de begin- en eindstand van uw kilometerteller;
- uw vertrek- en aankomstadres: als u vanaf uw werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, schrijft u de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis (lees hier meer over het goed registreren van adressen);
- de gereden route, vooral als dit niet de gebruikelijke route is. Denk hierbij aan o.a. file.;
- of het een privérit of zakelijke rit was;
- privé-omrijkilometers als u tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers en privékilometers rijdt.
- kantooragenda’s
- orderbrieven
- garagenota’s
- elektronische (internet) routeplanners
- uitnodigingen voor zakelijke events
- privéagenda om ritten te verklaren
De registratiesystemen die het Keurmerk Ritregistratiesystemen hebben worden door de Belastingdienst geaccepteerd en zelfs aanbevolen. De aanbieders van ritregistratiesystemen kunt u hier vergelijken.
U wordt gevraagd zowel de rittenregistratie als de controlemiddelen tot en met 5 jaar na afloop van het kalenderjaar te bewaren. De Belastingdienst kan er bij een controle om vragen.
De Belastingdienst kan naast de rittenregistratie en de aanvullende informatie ook gebruik maken van andere gegevens om uw rittenregistratie te controleren. Zo worden er gegevens van het Centraal Justitieel Incassobureau gebruikt (boetes). Ook worden flitsauto's ingezet om te controleren bij bijvoorbeeld grensovergangen tijdens de schoolvakanties of bij pretparken.
Gebruik van een blackbox of ritregistratiesysteem
Een blackbox kan ook dienen als bewijs. Een voorwaarde is dat elke afzonderlijke rit terug te vinden moet zijn in de schriftelijke rapportage. Het is niet toegestaan dat u de blackbox kunt uitschakelen. Bij een blackbox moet u zelf aangeven of het om een zakelijke rit of een privérit gaat. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenregistratie zijn daarom andere bescheiden (zoals agenda's) nodig.
